ZTD

Všichni jistě znají GTD Davida Allena, a pro ty, kteří ji neznají nebude problém o ní něco vyhledat. Mě osobně se však velmi zalíbila modifikace pocházející od Lea. Na rozdíl od samotné GTD se Leo zaměřil i na další stránky života než je práce a tak se na jeho blogu objevil soubor článků zaměřených na jeho modifikaci GTD i celkově na životní styl. Svou metodu nazval ZTD a ačkoliv se s ní otevřeně hlásí k základům GTD, jde dál a možná trochu jiným směrem. Mě se jeho rady velmi líbí a i když nejsem schopen a asi ani ochoten je aplikovat všechny ani doslova (ačkoliv člověk nikdy neví, k čemu nakonec dojde) vzal jsem si z nich nejednu inspiraci a poučení.

ZTD - Zen To Done - jak je již patrné z názvu metody je Leo zaměřen na jednoduchost a ta se projevuje jak výběrem prostředků, tak i výběrem postupů. Tam, kde je možno volit, volte vždy nejjednodušší možný nástroj a postup. Jak řekl Antoine de Saint-Exupéry: "Konstrukční dokonalosti není dosaženo tehdy, když už není co přidat, ale tehdy, když už nemůžete nic odebrat." A to platí nejen o konstrukci letadel, ale i v ostatním životě.

1. Sběr úkolů - cílem je vytvořit si místa, kam se úkoly, budou postupně shromažďovat. Nejen úkoly, ale veškerá příchozí data. Tím že zůstávají v takovýchto sběrných koších, neruší při práci a člověk se jim může věnovat, až když je vhodný čas.
2. zpracování - to právě ono třídění příchozích dat. Tady se ze surových dat stávají informace pro další využití. GTD předepisuje při takovém zpracování zpracovávat jeden úkol po druhém a onálepkovat je podle příslušných projektů, kontextů a zařadit do přílušných dalších košů.
3. plánování - v ZTD je doporučeno zvolit si na každý den maximálně větší 3 úkoly a z nich alespoň jeden, který člověka pohne z místa blíže ke zvoleným cílům. A pokud to člověk stihne, pak se mohou případně během dne přidat i další.
4. dělat - tady už jde ZTD podle mého názoru nad rámec GTD a zabývá se i tím, jak se postavit k plnění stanovených úkolů. Ono pochopitelně nezbývá nic jiného než je nakonec udělat. Co je maximálně zdůrazňováno je soustředění na právě prováděný úkol a úkoly dělat pěkně jeden po druhém. Žádný multitasking!
5. jednoduchý a důvěryhodný systém - ZTD dává přednost co nejjednodušším a nejpohodlněji použitelným nástrojům. Papírový sešit a tužka je to, co používá sám autor ZTD. Lze pochopitelně použít cokoliv, ale je silně doporučeno používat co nejjednodušší nástroj aby se člověk nechytil do pasti, kdy obsluha nástroje a samotné plánování polyká čas, který je možné využít jinak. Nejjednodušší nástroje bývají také více odolné k poruchám a tolerantní k odchylkám.
6. organizace - teď se ovšem nejedná o organizaci času, ale věcí a prostředí okolo sebe. Pokud jste dočetli až sem, tak je zcela zřejmé, že je preferována účelnost a co největší jednoduchost uspořádání. Pořekadlo sice praví, že "pořádek je pro blbce, inteligent se vyzná v chaosu", ale opak je pravdou. Takže tím, že si člověk uklidí stůl se nebude později rozptylovat od práce a bude mít přehled, kde co najde. A nejen stůl, také veškeré skříně, zásuvky, celou kancelář i byt. Pěkně mít pro každou věc své místo na kterém bude vždy, když není právě používána. (Veliká myšlenka, ale u mě se jí nějak nedaří dodržovat... :-) )
7. zhodnocení a sebereflexe - neboli udržovat si zpětnou vazbu. Nejtypičtějším příkladem je vedení deníku. Ale ne všichni na to mají čas. Postačuje si i sednout v klidu a projít si naplánované a hotové úkoly, porovnat co se podařilo a co nikoliv. Srovnat si úkoly a cíle, zda stále platí, zda se někam neposunují, jak se mi podařilo se k nim přiblížit. Tím by si měl člověk zajistit, že není jen ve vleku naléhavých a ještě naléhavějších úkolů, které jsou sice nutné, ale nikam jej neposunují.
8. zjednodušování - tady snad není třeba nic dodávat. Zjednodušte si život. Zredukujte své závazky i cíle. Sice by bylo pěkné být vzorným manželem a otcem, dosáhnout akademických titulů, zvládnout několik jazyků i řemesel... Ale realita vypadá jinak. Takže je třeba se oprostit od všeho, co nelze zvládnout, přestat tříštit síly a soustředit se jen na to opravdu nejpodstatnější. A co to je? No od toho je přeci předchozí bod.
9. rutiny - rutina je zvyk získaný mnohonásobným opakováním. Krásným příkladem je čištění zubů. Když ráno vstanu, jdu si vyčistit zuby. Když jdu večer spát, vyčistím si je také. Nikdo mi to nemusí připomínat. Jde to skoro samo a bez námahy, zcela automaticky. Ale co třeba získat takovou rutinu na učení slovíček cizích jazyků. Stačila by jen chvilka srovnatelná s dobou čištění zubů a cíle by byli každý den o kousek blíž. A co pak při ohlédnutí po roce... Je to pěkná představa. Ale jen málokdo ji zrealizuje. ZTD klade velký důraz na vypěstování návyků, které člověka přibližují k jeho cílům.
10. hledání radostí - nejen prací je člověk živ. K čemu by bylo všechno honění, kdyby člověk jen pracoval jako robot. Hledejme ve svém životě potěšení. Potěšením není jen dovolená v exotické cizině. Je třeba hledat malé radosti i ve všední dny. A pokud tam žádné nejsou, pak je třeba se vrátit k bodu, ve kterém se stanovují cíle. Třeba se tam jenom nevešli - od toho je bod o zjednodušování. Život je potřeba prožít tak aby nás bavil a ne tak nějak odžít.

To je stručná charakteristika ZTD. Autor publikuje i minimální verzi své metodiky, která se ještě použitelná (podle něj) a zahrnuje jen první 4 body z předchozího výčtu. S tím, že další jsou už volitelné pro toho kdo v nich vidí smysl. Já spíš myslím, že jde o odrazový můstek, protože nelze začít se vším najednou.

Ale hlavně je třeba přemýšlet. Stejně jako někoho oslovila GTD nebo jakákoliv její jiná odvozenina, tak mě oslovila ZTD. Velmi přesně se trefila do mého vkusu a potřeb "dělníka" informačního věku. Přesto nelze zapomínat, že ZTD je jen metodika. Každý člověk má jiné potřeby a požadavky, stejně tak na každého působí jiné vlivy z okolního prostředí. Není třeba brát GTD, ZTD a další metody organizace času jako jediné správné dogma. Nechte se inspirovat a vezměte si to co je pro vás užitečné.